Cómo hacer una cotización de obra, concepto por concepto

Una cotización de obra son dos documentos con un solo nombre. Uno es lo que la obra te va a costar: mano de obra, material, subcontratos, el volteo, los fletes. El otro es el precio que firma el cliente. Casi todas las cotizaciones que pierden dinero no fallan en el segundo. Fallan en el primero: un concepto cotizado de memoria, un gasto que nadie anotó, un porcentaje de utilidad que en realidad era un margen más chico de lo que parecía.

Esta guía arma una cotización como la puede hacer un remodelador o un contratista de oficio en una tarde, con un baño de ejemplo al final de cada paso. Aclaración: nosotros hacemos Obra, que hace cotizaciones; aparece una vez, cerca del final, y todo lo anterior funciona en papel o en una hoja de cálculo.

Dos números en cada concepto

Cada concepto de una buena cotización lleva dos números: lo que te cuesta y lo que paga el cliente. Sepáralos desde el primer renglón. Si solo escribes el precio, después no sabes si una obra perdió dinero porque la cotización estaba mal o porque la obra salió mal, y tampoco puedes corregir la siguiente cotización.

El lado del costo es privado. El cliente ve el precio, el alcance y las condiciones; nunca ve tu costo, tu porcentaje ni tu margen.

1. Escribe el alcance antes de cualquier número

Recorre la obra con libreta o con el teléfono. Toma fotos, toma medidas y escribe el alcance en palabras simples, por cuarto o por etapa, tan claro que un extraño pudiera revisar que el trabajo se hizo. "Remodelar baño" no es un alcance. "Retirar tina, azulejo y lavabo; regadera nueva a piso con azulejo hasta el techo; lavabo, WC y espejo nuevos; extractor y dos contactos nuevos" sí lo es.

Anota en la misma pasada lo que no vas a hacer. Las exclusiones escritas hoy son discusiones que no tienes en la sexta semana: pintar fuera del baño, mover la ventana, lo que haya dentro de los muros y no se ve todavía.

2. Divide en secciones y conceptos

Agrupa el trabajo en secciones que sigan cómo se construye la obra: demolición, plomería, electricidad, azulejo, muebles, generales. Dentro de cada una, un concepto por cada cosa que compras o pagas, como cantidad por costo unitario: 8 jornales de colocación a $900, 11 m² de azulejo a $450.

Usa las mismas categorías con las que vas a llevar los gastos cuando arranque la obra. Si tus partidas de costos son Demolición, Plomería, Electricidad, las secciones de la cotización deben llamarse igual. Eso es lo que permite que la cotización aceptada se vuelva el presupuesto de la obra y no un PDF que nadie vuelve a abrir.

3. Pon el costo de cada concepto con tus propios números

De dónde sale un costo unitario decide si la cotización está bien. De más a menos confiable:

1. Lo que te costó en tus últimas obras. El costo real de una obra terminada del mismo tipo le gana a cualquier lista de precios, porque trae la velocidad real de tu cuadrilla y tus proveedores reales.
2. Una cotización por escrito de esta semana. Para subcontratos y pedidos grandes de material, pide el número por escrito con lo que incluye, y guárdalo con la cotización.
3. La lista de precios del proveedor o un catálogo de costos. Sirve para material que compras poco; revisa la fecha.
4. Un precio de referencia que buscaste. Un punto de partida, marcado como tal, hasta que lo confirmes.

Tres cosas que hay que hacer bien al poner costos:

• La mano de obra a su costo real. Un jornal de $700 en mano te cuesta más cuando sumas IMSS, Infonavit, prestaciones y días pagados sin trabajar. La calculadora del costo real de la mano de obra te da el número; el ejemplo usa $900 por jornal.
• El desperdicio. Azulejo, piso, tablaroca y madera se cortan. Suma el desperdicio a la cantidad (10% es común en azulejo), no como un colchón vago al final.
• El IVA de los materiales. Si no lo acreditas, es parte de tu costo: ponlo en el costo unitario.

4. Lo que siempre se olvida

Estos son los conceptos que aparecen como tickets sin un renglón donde caer:

Lee la lista contra cada cotización antes de mandarla. Si un concepto no aplica, sáltalo a propósito y no por descuido.

5. Suma indirectos y utilidad

Los costos directos son solo la obra. Tu camioneta, el teléfono, los seguros, la oficina, el software y tu propio sueldo son gastos indirectos, y cada obra tiene que cargar su parte antes de que quede algo de utilidad.

Digamos que tus números del año pasado ponen los indirectos en 20% de tus ventas, y quieres que quede 10% de utilidad. El precio tiene que dejar un margen bruto de 30% sobre el costo directo. Para llegar ahí, divide el costo entre 0.70; no lo multipliques por 1.30. Sobre $52,500 de costo, cargar 30% al costo da $68,250: un margen de 23%, que paga la parte de indirectos y deja unos $2,100 de utilidad en lugar de $7,500. La guía del porcentaje de utilidad tiene la tabla completa; la calculadora de margen y cargo al costo hace la conversión.

6. Maneja lo que todavía no sabes

Tres herramientas, y cada una tiene su lugar:

• Asignaciones para lo que el cliente no ha elegido: $12,000 para lavabo, WC y espejo al costo, con la regla por escrito de que lo que pase de ahí se cobra como cambio. La guía de excedentes de asignación tiene la redacción.
• Exclusiones con precio unitario para lo oculto: "si aparece tubería de fierro corroída dentro del muro, se cambia a $450 por metro lineal". Eso convierte una sorpresa en una orden de cambio que el cliente ya vio con precio.
• Imprevistos para lo que de verdad no puedes cotizar por unidad, como una casa vieja sin planos. Ponlos como un concepto propio que se pueda explicar, no escondidos dentro de cada precio.

El ejemplo: la remodelación de un baño

Este es el lado del costo para el alcance del paso 1, precios antes de IVA:

Con un margen bruto de 30% el precio es $52,500 ÷ 0.70 = $75,000: $22,500 sobre el costo, que es cargar 42.9% al costo. La tubería oculta queda excluida a $450 por metro lineal, y un nicho empotrado en la regadera va en la hoja como concepto opcional que el cliente puede sumar.

7. Escribe la hoja que firma el cliente

La cotización para el cliente es corta, y cada parte evita una discusión concreta:

• Alcance y exclusiones del paso 1, con las mismas palabras simples.
• El precio, por sección si el cliente quiere ver a dónde va el dinero, nunca con tu costo.
• Asignaciones, con el monto y la regla del excedente.
• Conceptos opcionales con su precio aparte, para que el cliente diga que sí a los extras ahora y no en la cuarta semana.
• Calendario de pagos: un anticipo y luego pagos ligados a avances, para que el dinero del cliente vaya adelante de tus costos. La guía de facturación por avance tiene un calendario que funciona en remodelaciones.
• Vigencia, normalmente 30 días, porque el precio del material se mueve.
• IVA: si facturas, di si el precio lo incluye o va aparte.
• Cómo funcionan los cambios: por escrito, con precio y aprobados antes del trabajo.
• Una firma, en papel o electrónica. Para contratos grandes, revisa lo que pide tu contrato.

8. Después del sí: la cotización se vuelve el presupuesto

El lado del costo de la cotización ahora es el presupuesto de la obra, con las mismas secciones. Conforme llegan los tickets y las facturas, caen contra esos conceptos, y ves cómo se mueve cada uno cuando todavía hay tiempo de hacer algo. Al terminar la obra, compara lo cotizado en cada sección con lo que de verdad costó. De esa comparación salen los costos unitarios de la siguiente cotización, y por eso el paso 3 empieza con tus propias obras: una cotización solo mejora si los números reales de la obra anterior la alimentan.

La plantilla de control de gastos de obra arma eso en una hoja; costos comprometidos cubre las facturas que sabes que vienen antes de que lleguen.

Hacerlo en Obra

Obra separa el costo y el precio de cada concepto y te muestra el margen bruto mientras cotizas. Los conceptos salen de tu lista de precios, de un archivo CSV o XLSX, o a mano. Dale a la cotización un tipo de trabajo y te muestra lo que gastaron por categoría tus obras ya cerradas de ese tipo, junto a esta cotización. Proponer con IA convierte una descripción, una nota de voz o una foto de la obra en conceptos propuestos, cada uno con un costo de referencia marcado como "no es tu costo" hasta que lo cambies; también puede listar lo que suele olvidarse en cotizaciones como esta.

Al emitirla, el cliente recibe un PDF y un enlace privado sin crear cuenta, donde marca los conceptos opcionales que quiere y firma escribiendo su nombre. Si no contesta, Obra le manda recordatorios 3, 7 y 14 días después de que se la enviaste por correo. Cuando el cliente acepta, el proyecto se abre con el total de la cotización como contrato y su costo por categoría como presupuesto, y los tickets de la cuadrilla caen contra él desde WhatsApp, correo o una foto. Las cotizaciones vienen en todos los planes, incluido el gratis; Pro cuesta $12 por usuario al mes.

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje de utilidad le pongo? El que cubra tus indirectos y deje la utilidad que quieres, como margen sobre el precio. Con indirectos de 20% de las ventas y 10% de utilidad, eso es un margen de 30%, o cargar 42.9% al costo. Empieza por tu propio número de indirectos, no por una regla de dedo.

¿Qué tan detallada la ve el cliente? Lo suficiente para que el alcance se pueda revisar, y nada más. Muchos contratistas muestran secciones con subtotales y dejan el precio por concepto para uso interno.

¿Cuánto tiempo debe durar la vigencia? Treinta días es común en obra residencial; menos cuando el precio del material se está moviendo.

¿Cotización, presupuesto o estimación? En México, cotización es el precio que le das al cliente; presupuesto suele ser el costo que planeas gastar, y estimación es el cobro por avance de obra. Usar cada palabra para una sola cosa evita confusiones con el cliente y con tu contador.

Descarga la plantilla

Una vez firmada la cotización, la plantilla gratis de control de gastos de obra mantiene la obra honesta contra ella: una hoja por obra, el contrato y las órdenes de cambio en una sección, los gastos en la otra. Escribe tu correo y la descarga empieza de inmediato.