La mayoría de los contratistas chicos funcionan con subs: el electricista, el plomero, el azulejero, la cuadrilla de estructura que factura como empresa. Cada uno es un subcontratista 1099 si de verdad tiene su propio negocio, controla cómo se hace el trabajo, trae su propia herramienta y seguro y trabaja para otros clientes. Los pagos a ellos son costo directo de la obra sin impuestos de nómina, y al final del año cada uno al que se le pagó $600 o más recibe un 1099-NEC, lo que significa juntar un W-9 antes del primer cheque.
Un número trabajado
Una cuadrilla de estructura a la que se le pagó $18,500 en el año como sub cuesta $18,500. La misma cuadrilla como empleados con el mismo neto cuesta unos $24,000 una vez que se suman impuestos patronales, seguro de riesgos de trabajo y seguros. La diferencia es real, y el riesgo también: una auditoría estatal que reclasifique a la cuadrilla como empleados te cobra a ti los impuestos atrasados y las multas.
El error que esconde
W-9 faltantes y registros de pago faltantes. Enero es cuando los contratistas descubren que le pagaron $11,000 en efectivo a un sub en seis obras sin domicilio en el expediente. La solución está antes: W-9 y certificado de seguro antes del primer pago, y cada pago registrado en la obra a la que pertenecía.
En Obra
Registra a cada sub como proveedor, cada pago como costo en su proyecto con la factura adjunta, y el total del año por proveedor está a una exportación cuando toca emitir los 1099. La guía de QuickBooks cubre cómo los presenta el contador.