Una orden de compra es el momento en que un costo se vuelve real. Los gabinetes se ordenan en $10,500, el proveedor confirma, y la obra ahora debe $10,500 sin importar cuándo aparezca la factura. Las constructoras grandes emiten órdenes formales con número que el proveedor imprime en la factura; los contratistas chicos "hacen el pedido" por teléfono o correo, que es el mismo compromiso sin el papel. De cualquier forma, el pronóstico de la obra debería moverse el día que se coloca el pedido, no el día que se paga la factura.
Un número trabajado
Semana dos: gabinetes ordenados, $10,500. Semana nueve: gabinetes entregados y facturados. Una obra costeada por facturas muestra $10,500 menos de costo durante siete semanas; una obra costeada por compromisos muestra el número correcto todo el tiempo. En un presupuesto de $48,000 con tres pedidos así, la vista solo de facturas puede estar $20,000 optimista a media obra.
El error que esconde
Pagar una factura que no coincide con el pedido. Una orden de compra con precio es la referencia contra la que se revisa la factura; sin ella, un cambio de precio del proveedor o un error de cantidad pasa sin que nadie lo note, y la obra lo paga.
En Obra
Obra no guarda las órdenes de compra como registros. Cuando colocas un pedido, pon su monto en la revisión de pronóstico del proyecto como restante por gastar, para que el costo final esperado lo cuente desde ese día; cuando se confirma la factura, el costo pasa de restante a registrado y cualquier diferencia contra el pedido aparece en el pronóstico. La guía de costos comprometidos cubre el pronóstico que esto alimenta.