En el momento en que firmas al sub de estructura por $18,500, la obra tiene un costo de $18,500. No existe factura, no se ha pagado nada, y la mayoría de la contabilidad no muestra nada. Esa brecha entre aceptar un costo y registrarlo es la razón por la que las obras se ven rentables en la semana tres y flacas en la semana doce. Un costo comprometido es el monto acordado, capturado en la obra cuando se acuerda, y que se va reduciendo conforme llegan las facturas contra él.
Un número trabajado
Contrato $68,000. Costos registrados hasta hoy $22,000. Compromisos sin facturar: gabinetes $10,500, saldo del electricista $3,200, sub de azulejo $4,200. Margen solo con reales: $46,000, que se ve maravilloso. Margen con compromisos: $28,100. El segundo número es con el que puedes planear.
El error que esconde
Decidir cualquier cosa con la vista de solo reales: dar un descuento, cotizar la siguiente obra, pagarte a ti mismo. El software de contabilidad no se equivoca al dejar fuera los compromisos; la contabilidad registra lo que pasó. Los costos por obra necesitan lo que viene, y por eso la guía de costos comprometidos defiende una segunda tabla.
En Obra
Obra no lleva un libro de órdenes de compra. Cuando firmas a un sub o colocas un pedido, pones el monto en la revisión de pronóstico del proyecto como restante por gastar, y el costo final esperado, costo registrado más esa cifra y nunca abajo de lo registrado, lo cuenta desde ese día. Cuando llega la factura y se confirma, el costo pasa de restante a registrado, y Obra marca el pronóstico para revisión si los números lo rebasan.