Facturas

Una factura le cobra al cliente de un proyecto una parte o toda la obra. Es un documento numerado — INV-0001, o SP-0001 (una "solicitud de pago") para una organización en México — que se congela en el momento en que la emites, con un PDF y un enlace privado que el cliente puede leer y descargar. Emitir registra lo que el cliente debe; nunca registra dinero recibido. Los pagos llegan como siempre, y la factura muestra cuánto de ella cubrieron.

Empieza desde el proyecto. Las partidas vienen de cuatro lugares: escríbelas, trae cada partida de la cotización aceptada a su precio acordado y con su impuesto y descuento acordados, cobra los cargos abiertos del proyecto (gastos cobrables aprobados y cargos manuales, cada uno completo y sin el descuento ni el impuesto del documento), o agrega un cobro contra el contrato — un porcentaje del contrato o un monto fijo, para un anticipo o un avance de obra.

Cada partida cobra contra el contrato o aparte de él. Las partidas contra el contrato nunca pueden superar lo que queda del contrato ajustado del proyecto una vez contadas las facturas anteriores: un anticipo seguido de "facturar toda la cotización" cobra el resto, no todo otra vez: las partidas conservan sus precios acordados y el documento muestra lo facturado antes como una deducción. Las partidas adicionales — extras, cargos reembolsados — van aparte.

Emitir le da al documento su número y sus fechas (hoy, y las condiciones de pago del cliente a partir de ahí, salvo que elijas otra cosa), lo congela y crea los cargos que el cliente ahora debe. El PDF está listo un momento después; envíalo por correo o copia un enlace privado, exactamente como con una cotización. La página del cliente muestra el documento y la descarga, nada que responder.

Cuando entra dinero, registra el pago desde la factura — un ingreso en el proyecto que liquida cada cargo abierto — o vincula desde Cobrables un pago que ya está en el libro, en parte o completo. La factura se lee pagada cuando sus cargos están cubiertos, y vencida cuando pasó su fecha de vencimiento con dinero aún por cobrar. La lista de facturas agrupa lo pendiente según cuánto lleva vencido.

Un documento emitido nunca se edita ni se elimina. Para devolver una parte, emite una nota de crédito: elige cuánto acreditar de cada partida, y Obra la numera (CN-0001), la congela y reduce lo que el cliente debe en esos cargos. El dinero ya cobrado contra una partida acreditada queda registrado en la nota de crédito como pendiente de devolver al cliente, para que lo reembolses o lo apliques a una factura futura; la factura muestra lo que aún se le debe. Un monto negativo en una nota de crédito posterior revierte un crédito anterior sobre esa partida. Una factura acreditada por completo se lee como anulada.

Mientras un cargo está en una factura emitida queda protegido: su monto no se puede editar, no se puede condonar a mano y el gasto detrás de él no se puede anular ni eliminar. Acredita la factura primero.

Las facturas le cobran al cliente y crean cargos, así que solo los propietarios y administradores de la organización pueden abrirlas. Todo se incluye al exportar los datos de tu organización. Obra no timbra CFDI ni cobra pagos en línea.