Cotizaciones

Cada partida de una cotización separa dos números: lo que te cuesta el trabajo, incluido el impuesto que pagas por él, y lo que paga el cliente. Pon precio a una partida con un sobreprecio sobre su costo, o escribe el precio directamente. Los totales muestran tu costo interno, utilidad bruta y margen bruto junto al precio, y comparan el margen con el margen requerido que tu organización definió en Organización, Finanzas.

Las partidas llegan de tres lugares: escritas a mano, tomadas de tu lista de precios o importadas de un archivo CSV o XLSX con una columna de Descripción. Obra lee todos los números de un archivo de la misma forma, como 1,234.56 o como 1.234,56, y cuando no puede saber cuál usa el archivo te pide elegir en lugar de adivinar. Importar el mismo archivo otra vez reemplaza sus partidas en lugar de duplicarlas, y Deshacer importación quita todas las partidas que agregó una importación. Guarda cualquier cotización como plantilla para empezar la siguiente a partir de ella.

Agrupa el trabajo en secciones — Demolición, Cocina, Baño — y coloca cada partida bajo una desde el formulario de la partida; las partidas sin sección van primero. El documento muestra cada sección con su propio subtotal. Marca una partida como opcional y aparece con su precio pero no se suma a ningún total: en su enlace el cliente marca las que quiere y el total se actualiza antes de firmar, y cuando tú marcas una cotización como aceptada, las marcas por él. Su elección queda congelada con la aceptación, se imprime en el PDF firmado y pasa al contrato y presupuesto del proyecto y a las facturas que salgan de la cotización; una partida opcional que nadie eligió no se factura y no le enseña nada a la lista de precios.

Escribe las primeras letras de un concepto de tu lista de precios en la descripción de una partida y Obra llena la unidad, el costo, el margen y la categoría a partir de él. Cuando un cliente acepta una cotización, sus partidas alimentan la lista de precios: un concepto que escribiste o tomaste de la lista aprende el costo aceptado, y una partida que la lista no conocía se vuelve un concepto nuevo marcado como no revisado hasta que lo confirmes. Aceptar un precio no es lo mismo que verificar un costo, así que nada se confirma en tu nombre.

Dale a la cotización un tipo de obra — remodelación, obra nueva, reparación — y el editor muestra lo que tus obras cerradas financieramente de ese tipo gastaron realmente por categoría, junto a los costos de esta cotización, con cada obra nombrada y el tamaño de su contrato. Son totales de obras pasadas, no costos esperados: dos remodelaciones pueden tener tamaños muy distintos.

Proponer con IA convierte una descripción del trabajo en partidas propuestas, cada una con un costo de referencia y el supuesto detrás. Un costo de referencia es lo que suele costar ese tipo de concepto — no tu costo — así que cada partida de IA lleva esa etiqueta hasta que editas su número. Obra también puede poner tus partidas en tus categorías y listar lo que las cotizaciones como esta suelen olvidar. La IA solo ve tus propias categorías, tu lista de precios y tus partidas, y nunca emite, acepta ni cambia un número que tú escribiste.

También puedes decir la obra en lugar de escribirla. En Redactar con IA, pulsa Grabar y describe el trabajo; las palabras caen en el cuadro de alcance para que las revises antes de redactar las partidas. Desde WhatsApp, manda una nota de voz al número de Obra desde tu teléfono vinculado y Obra crea la cotización en tu organización activa, la titula con tu primera frase, redacta las partidas y responde con el enlace; solo dueños y administradores. Una nota de voz gasta un borrador con IA por la transcripción y otro por las partidas; la grabación en sí nunca se guarda.

Una foto funciona igual. En Redactar con IA, pulsa Añade una foto de la obra y elige o toma una foto del espacio o del daño; Obra describe lo que muestra — el espacio, su estado, los materiales que alcanza a ver y el trabajo que eso implica — en el cuadro de alcance para que lo revises y corrijas antes de redactar las partidas. Añade las fotos de una en una y ve armando el alcance. Una foto gasta un borrador de IA para la descripción y otro para las partidas, nunca menciona un precio, y la imagen en sí nunca se guarda.

Cada solicitud usa un borrador con IA del límite mensual de tu organización, que se muestra en la ventana de propuesta. Propuestas, categorizaciones y listas de faltantes cuentan igual.

Antes de emitir, cada partida necesita una categoría y la cotización necesita un cliente y un total mayor que cero. Al emitirla recibe su número, como EST-0007, y la versión 1 queda congelada tal como está. Nada de lo que cambies después altera lo que se le ofreció al cliente: revisar la cotización la regresa a borrador, y la siguiente emisión es la versión 2 con el mismo número y la misma moneda. Si alguien cambia la cotización mientras la tienes abierta, Obra te pide revisarla de nuevo antes de emitirla o de registrar la respuesta del cliente.

Cada versión emitida recibe su PDF más o menos un minuto después de emitirla, con el nombre de tu organización, el del cliente, cada partida y los totales, en el idioma que usa tu organización. Nunca muestra un costo, un margen ni un sobreprecio. Descárgalo desde la cotización o envíalo: Obra le manda al cliente el PDF y un enlace privado por correo, a nombre de tu organización y con las respuestas dirigidas a ti.

El enlace abre la cotización en el navegador del cliente sin necesidad de cuenta. Ahí puede descargar el PDF y, mientras esa versión sea la que espera respuesta, firmarla y aceptarla —escribe su nombre y acepta una declaración corta de que está firmando electrónicamente— o rechazarla con un comentario. Obra registra el nombre, la declaración, la hora y la red desde la que llegó la respuesta, muestra la firma en la cotización y les da a los dos un PDF firmado para conservar. Volver a enviar, a la misma dirección o a otra, crea un enlace nuevo y detiene el anterior; tú también puedes detener un enlace cuando quieras, y todo enlace deja de funcionar en la fecha de vigencia de la cotización o cuando una versión más nueva la reemplaza.

Si el cliente no responde, Obra da seguimiento por ti: a los 3, 7 y 14 días de que enviaste la cotización por correo, manda un recordatorio con el PDF y un enlace nuevo, hasta que el cliente acepte o rechace, la cotización se retire o se revise, o llegue su fecha de vigencia. Si tú la vuelves a enviar, la cuenta empieza de nuevo. Cada recordatorio aparece en la lista de enlaces de la cotización, y puedes desactivar los seguimientos para una cotización desde su página, o para toda la organización en la configuración de la organización.

También puedes copiar un enlace y compartirlo como quieras. Se muestra una sola vez, cuando lo creas; haz otro si lo pierdes. La aceptación del cliente es una firma electrónica en el sentido de la ley ESIGN y la UETA de Estados Unidos: un nombre escrito, ejecutado con intención y consentimiento, amarrado a la versión exacta firmada y conservado con su registro. Obra no es un despacho de abogados, y si eso basta para un contrato en particular es pregunta para tu propio asesor. El proyecto se sigue creando desde tu lado, así que cualquier cosa que lo impida, como un plan lleno, se te muestra a ti y nunca al cliente.

Cuando el cliente diga que sí, marca la cotización como aceptada, o deja que su respuesta desde el enlace lo haga. Obra crea el proyecto, o completa el que vinculaste, con el total de la cotización como contrato y su costo interno por categoría como presupuesto. La cotización aceptada sigue siendo el plan original del proyecto, aunque una cotización posterior reemplace el contrato y el presupuesto.

Un proyecto vinculado que ya tiene contrato o presupuesto solo se reemplaza si lo confirmas al emitir, y solo si nada cambió en el proyecto desde entonces. Las órdenes de cambio se suman al nuevo contrato. Si el proyecto no se puede actualizar cuando se acepta la cotización, la aceptación queda registrada y la cotización muestra un botón para intentarlo de nuevo.

Las cotizaciones muestran tus costos y márgenes y pueden crear proyectos, así que solo los propietarios y administradores de la organización pueden abrirlas. Todo se incluye cuando exportas los datos de tu organización.