En algún momento del segundo año, a un contratista chico le piden un reporte de obra en proceso. El banco para una línea de crédito, una afianzadora, o un contador nuevo que quiere cerrar el año como se debe. El contratista nunca ha hecho uno, y la versión del contador, producida en marzo, mueve la utilidad del año decenas de miles de dólares en una dirección que nadie esperaba. El reporte no es difícil. Nada más necesita números que la mayoría de los contratistas chicos no mantiene al día.
Qué es un reporte de obra en proceso
Una fila por obra abierta. Las columnas:
| Columna | De dónde sale |
|---|---|
| Valor del contrato | El contrato firmado más las órdenes de cambio aprobadas |
| Costo total estimado | Tu costo final esperado actual, no la cotización original |
| Costo a la fecha | Costos registrados en la obra, incluyendo los comprometidos que el contador acepte |
| Porcentaje de avance | Costo a la fecha entre costo total estimado |
| Ingreso ganado | Porcentaje de avance por valor del contrato |
| Facturado a la fecha | Cada factura emitida en la obra |
| Sobre / subfacturado | Facturado menos ganado |
La última columna es la razón de ser del reporte. Facturado más que ganado es sobrefacturación: efectivo que tienes y que le pertenece al resto de la obra, un pasivo en el balance. Facturado menos que ganado es subfacturación: ingreso que ganaste y no has pedido, un activo, y normalmente una señal de que el hábito de facturar va detrás del trabajo.
Una fila trabajada
Cocina de Casa Roma: contrato $68,000 más $3,100 en órdenes de cambio, $71,100. Costo total estimado $50,400. Costo a la fecha $31,900. Porcentaje de avance: 63%. Ingreso ganado: unos $45,000. Facturado a la fecha: $50,700 (estimaciones de 30% y 40% del contrato original, $47,600, más la orden de cambio de $3,100). Sobrefacturado por unos $5,700.
Eso no es un problema; es el calendario de estimaciones haciendo su trabajo, manteniendo el dinero del cliente adelante de los costos. Se vuelve problema cuando los $5,700 se gastan en la nómina de otra obra y llegan los acabados de esta. En tres obras sobrefacturadas igual, un contratista puede sentirse holgado en octubre y no poder pagar la nómina en diciembre cuando las tres terminan al mismo tiempo.
Por qué el costo final esperado es la columna que importa
Todas las demás columnas son hechos. El costo total estimado es un juicio, y todo el reporte se recarga en él. Usa la cotización original y una obra que se va a pasar 10% se ve más avanzada de lo que está, su ingreso ganado se sobreestima y su sobrefacturación se subestima. La cifra honesta es costo registrado más costo por ejercer: los compromisos que faltan por facturar más lo que falta por comprar y construir. La guía de costos comprometidos es esa aritmética, y es el mismo número que un contratista necesita a media obra por razones que no tienen nada que ver con el banco.
Qué le hacen al año la sobre y la subfacturación
Al cierre del año, la sobrefacturación de las obras abiertas se resta de los ingresos y la subfacturación se suma. Un contratista que estaba sobrefacturado $40,000 en obras abiertas al 31 de diciembre muestra $40,000 menos de utilidad de lo que sugerían las facturas; uno subfacturado $40,000 muestra más. Esa es la sorpresa de marzo. No es el contador moviendo dinero; es el reporte alcanzando al trabajo. Los contratistas que llevan el reporte cada mes ven venir el movimiento y pueden facturar, o frenar la facturación, en diciembre en lugar de enterarse en marzo.
Ármalo cada mes con lo que ya tienes
Si cada obra tiene un valor de contrato al día, un costo registrado acumulado, un costo final esperado revisado y una lista de facturas emitidas, el reporte de obra en proceso es una hoja de cálculo con siete columnas y una fila por obra, hecha en veinte minutos el primero de cada mes. Obra mantiene las primeras cuatro por proyecto: valor ajustado del contrato, costo registrado, el restante por gastar revisado y el costo final esperado, más el efectivo cobrado. Expórtalas y agrega la columna de facturado; la guía de QuickBooks cubre dónde suele vivir el lado de la facturación. La calculadora de costo y utilidad de obra corre una sola fila en papel.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un reporte de obra en proceso si soy un contratista residencial chico? Para el IRS en base de efectivo no, pero para un banco, una afianzadora, un contador que cierra con el método de porcentaje de avance, o para entender por qué un año ocupado terminó flaco, sí.
¿Cada cuánto debo producirlo? Mensual es el estándar; trimestral es el mínimo que sigue siendo útil. Una vez al año, en marzo, es la versión que sorprende a la gente.
¿Qué cuenta como costo a la fecha? Los costos registrados en la obra. Si se incluyen los comprometidos sin facturar depende del método de tu contador; de cualquier forma, el costo total estimado tiene que incluirlos o el porcentaje de avance está mal.
Descarga la plantilla
La plantilla gratis de control de gastos de obra de abajo lleva los costos y los pagos de cada obra en sus propias hojas, que son el costo a la fecha y el facturado a la fecha que alimentan una fila del reporte. Escribe tu correo y la descarga empieza de inmediato.