Lo más probable es que ya pagues QuickBooks Online. A tu contador le gusta, tus facturas salen de ahí, y en algún lugar del menú hay una función de Projects que promete mostrarte la utilidad de cada obra. Así que la pregunta honesta no es "QuickBooks u Obra", sino "¿dónde deben vivir los costos de cada obra, y quién los va a meter ahí?"
En qué se diferencian de verdad
QuickBooks está construido alrededor del libro mayor. Cada costo de obra es un renglón en una factura o un gasto, etiquetado a un cliente y un proyecto, capturado por alguien con acceso a QuickBooks. Eso es exactamente lo correcto para la contabilidad, y exactamente lo incorrecto para un maestro de obra parado en el mostrador de la maderería con un ticket en la mano y sin laptop.
Obra está construida alrededor del proyecto. Un ticket fotografiado en la obra, reenviado desde un correo o mandado al número de WhatsApp de Obra se convierte en un borrador con el monto, la fecha, el proveedor y la categoría ya leídos, esperando que una persona lo confirme. Los números del proyecto se actualizan en el momento: efectivo cobrado, costo registrado, lo que falta, y un pronóstico de dónde va a terminar la obra.
El problema de los tickets
La razón por la que los costos por obra en QuickBooks fallan calladamente en los equipos chicos no son los reportes. Es que los costos nunca llegan a entrar. La captura de tickets de QuickBooks funciona — para un usuario de QuickBooks, con asiento pagado, que se acuerda de tomar la foto y elegir el proyecto. Las personas que de verdad tienen los tickets en la mano casi nunca son esos usuarios.
Obra trata eso como el problema completo. Los capturistas — un maestro de obra, un subcontratista — registran gastos desde su propio teléfono sin ver las finanzas del proyecto. Un revisor los aprueba hacia el libro mayor. Nada se guarda sin que una persona lo vea, y cada registro recuerda si llegó por WhatsApp, por correo o a mano.
Lo que dejas
Obra no le va a facturar a tus clientes, no corre nómina ni presenta impuestos, y no pretende ser un libro mayor general. Tu contador sigue necesitando QuickBooks, Xero o lo que le dé confianza. Lo que cambia es lo que recibe: CSV limpios con los ingresos y costos de cada obra, categorizados y con fecha, en lugar de una caja de zapatos en diciembre.
El precio, en claro
QuickBooks desbloquea Projects en el plan Plus, que en lista cuesta más de $100 USD al mes e incluye cinco usuarios. Obra es gratis con un proyecto activo y cuesta $12 USD por usuario al mes en Pro: un equipo de tres personas paga $36. Muchos contratistas conservan un plan más barato de QuickBooks para los libros y dejan que Obra lleve los costos por obra.